Comment créer un appel d’offres pour un site web en 10 étapes clés

Les organismes à but non lucratif (OBNL) ont des ressources limitées et des missions cruciales à accomplir, ce qui rend chaque investissement particulièrement stratégique. Faire un appel d’offres pour des projets comme la création d’un site web permet non seulement d’obtenir des propositions compétitives, mais aussi de s’assurer que l’organisme sélectionne le partenaire qui comprend le mieux ses besoins spécifiques. En structurant un appel d’offres, un OBNL peut clarifier ses attentes, anticiper les coûts supplémentaires potentiels et comparer les solutions proposées; ce qui aide à éviter les mauvaises surprises budgétaires en cours de projet. Cette démarche garantit que chaque dollar investi contribue directement à la réalisation de sa mission, tout en bénéficiant de l’expertise la plus adaptée.

Notre équipe mets de l’avant les 10 sections qu’il est recommandé de discuter au préalable avec votre comité de refonte du site web, et qui peuvent vous servir de modèle de base pour la création de votre document d’appel d’offres. Attention, plus vous répondrez « oui » aux questions, plus l’enveloppe budgétaire que vous accorderez au projet sera conséquente. Bonne lecture!

1. Fonctionnalités de base du site

• Pages dynamiques et CMS : Avez-vous envisagé d’utiliser un CMS comme WordPress, Drupal, Wix ou Squarespace pour faciliter la gestion des pages, articles et médias sans connaissances techniques? Avez-vous une préférence?
• Multilingue : Souhaitez-vous offrir un support multilingue avec une fonction de traduction automatique ou manuelle pour élargir votre audience? Savez-vous combien de langues?
• Blog ou Actualités : Avez-vous besoin d’une section dédiée aux nouvelles et articles? Attention, de nos jours il n’est plus recommandé d’avoir une section « actualités » sur la page d’accueil.
• Pages personnalisables : Sera-t-il utile d’avoir des modèles de pages réutilisables et modifiables pour simplifier la gestion du contenu? Si oui, combien?
• Rédaction : Voulez-vous écrire les textes du site ou souhaitez-vous avoir le service d’un rédacteur web?
• Contenu : Combien avez-vous d’archives ou de contenu que vous souhaitez réimporter de votre ancien site? Vous pourriez recevoir un rabais si vous accepter de faire vous même de l’intégration de contenu.

2. Fonctionnalités de navigation et d’expérience utilisateur (UX)

• Arborescence : Elle montre comment les différentes sections et sous-sections sont organisées et comment elles sont reliées entre elles. Cette structure est essentielle pour la navigation et l’expérience utilisateur, car elle aide à organiser les informations de manière logique et intuitive. Allez-vous demander de l’accompagnement pour la créer? Voulez-vous une structure similaire?
• Design adaptatif (responsive) : Il est essentiel que votre site s’adapte automatiquement aux différents types d’écrans, tels que les ordinateurs, tablettes et smartphones. Assurez-vous que le fournisseur l’offre.
• Moteur de recherche interne : Vos utilisateurs auront-ils besoin d’un moteur de recherche intégré pour trouver rapidement des informations sur votre site?
• Navigation : Avez-vous besoin d’un menu déroulant, de barres latérales ou de liens internes pour faciliter la navigation? Et surtout, quelle aide vous apportera le fournisseur à ce sujet? Quelle expertise a-t-il?
• Fil d’Ariane (breadcrumb) : Avez-vous une structure complexe à mettre en place? Est-ce important pour vos utilisateurs de savoir où ils se trouvent dans la structure du site et de pouvoir revenir facilement en arrière?

3. Interaction utilisateur

• Formulaires personnalisés : Avez-vous besoin de formulaires personnalisés (contact, inscription, devis) avec options de personnalisation des champs?
• Système de commentaires : Souhaitez-vous que les utilisateurs puissent laisser des commentaires? Préférez-vous que cela soit sur les articles ou sections de votre site?
• Chat en direct / Chatbot : Envisagez-vous d’intégrer un chat en direct ou un chatbot pour offrir une assistance instantanée aux visiteurs?
• FAQ (foire aux questions) dynamique : Une page de FAQ mise à jour régulièrement serait-elle utile pour répondre aux questions récurrentes des utilisateurs?

4. Fonctionnalités supplémentaires selon les besoins spécifiques

• Agenda et gestion d’événements : Avez-vous besoin d’un système pour promouvoir des événements avec un calendrier interactif et la possibilité de vendre des billets/réserver des activités en ligne?
• Section adhésion / espace membre : Préférez-vous créer un espace privé pour les membres avec du contenu exclusif?
• Blogue interactif ou forum : Souhaitez-vous développer une communauté en ligne avec un blogue ou un forum interactif?
• Cartographie interactive : Une carte dynamique serait-elle utile pour localiser des points d’intérêts ou des événements?
• Répertoire : Souhaitez-vous développer un système de classement de fiches pour permettre la recherche des membres?

5. Collecte et analyse de données

• Google Analytics / Suivi des performances : Il est recommandé d’intégrer Google Analytics pour suivre les visiteurs et analyser le comportement des utilisateurs. D’autres applications sont possibles.
• Système de gestion des membres / CRM : Seriez-vous intéressé par un CRM pour gérer les relations avec vos clients et membres directement à partir de votre site?
  ???? Il en existe beaucoup, selon les besoins la facture peut augmenter rapidement.
• Collecte de données utilisateurs : Est-ce important pour vous de stocker et gérer les informations des utilisateurs de manière sécurisée (formulaires, profils, sondages)?
  ???? Si oui, attention à bien vous renseigner sur la loi 25.
• Tableaux de bord administratifs : Avez-vous besoin de tableaux de bord interactifs pour suivre les performances du site?

6. Accessibilité et conformité

• Accessibilité (WCAG) : Souhaitez-vous que votre site soit conforme aux normes d’accessibilité pour les personnes ayant des limitations (taille de police, navigation au clavier, description d’images)? Il est recommandé de penser le plus possible à l’accessibilité pour tout le monde.
• Cookies et conformité loi 25 : Avez-vous besoin d’une gestion des consentements pour les cookies et de la conformité aux régulations de la loi 25? Qui rédigera la politique de confidentialité?
• Authentification et autorisation : Avez-vous besoin d’une gestion des utilisateurs avec des rôles définis (administrateurs, éditeurs, contributeurs)?

7. Intégrations externes

• Intégration avec les réseaux sociaux : Souhaitez-vous intégrer des plateformes comme Facebook, X (Twitter) ou Instagram pour partager automatiquement du contenu et afficher des flux sur le site?
• Intégration avec des services tiers : Avez-vous besoin d’intégrer des outils externes comme Activity Messenger, Zeffy, Tuxedo, Amilia, Yapla ou des plateformes de paiement et logistique?
• Intranet ou espace de collaboration : Avez-vous besoin de créer une plateforme interne pour favoriser la collaboration entre les membres de votre organisation ou équipe, par exemple pour le dépôt de documents et la gestion de projets?
• Partage de fichiers sécurisés : Est-il nécessaire d’intégrer un système sécurisé permettant aux utilisateurs de télécharger ou d’accéder à des documents en toute sécurité?

8. Sécurité et performance

• Certificat SSL : Est-il essentiel pour vous d’avoir un certificat SSL garantissant une connexion sécurisée via HTTPS?
• Sauvegardes automatiques : Avez-vous besoin de configurations de sauvegardes automatiques régulières pour assurer la récupération des données en cas de problème?
• Protection contre les attaques DDoS et pare-feu : Est-il nécessaire d’intégrer des solutions pour protéger le site contre les attaques malveillantes comme les attaques DDoS?
• CDN (Content Delivery Network) : Souhaitez-vous utiliser un CDN pour accélérer la livraison du contenu et améliorer la vitesse du site à l’échelle mondiale?

9. Marketing et SEO

• Optimisation SEO : Est-ce important pour vous d’améliorer le référencement naturel du site avec des URL propres, des balises méta, et un plan de site XML?
• Marketing par courriel : Envisagez-vous d’intégrer une plateforme de courriel comme Mailchimp ou Cyberimpact pour collecter des abonnés et envoyer des infolettres?
• Pop-ups et bannières promotionnelles : Souhaitez-vous créer des pop-ups ou bannières pour promouvoir des offres spéciales ou des événements?
• Intégration Google Ads Grant / Facebook Ads : Est-il pertinent pour vous de configurer des espaces publicitaires et d’intégrer des pixels de suivi pour des campagnes marketing ciblées?

10. Gestion de projet

• Rôles et responsabilités : Une équipe dédiée incluant un chef de projet, des designers, développeurs et testeurs sera-t-elle mise à votre disposition pour garantir la réussite du projet?
• Planification et calendrier : Le prestataire proposera-t-il un calendrier détaillé avec des jalons, des dates précises de livraison et des réunions régulières pour assurer un suivi transparent et structuré du projet?
• Communication : Prévoit-on des outils et une fréquence d’échanges adaptés pour faciliter les communications, assurer des retours rapides et organiser des réunions productives?
• Gestion des risques : Le fournisseur a-t-il prévu une stratégie proactive pour identifier les risques, anticiper les imprévus et mettre en place des solutions en cas de besoin?
• Suivi du budget : Un système de suivi budgétaire clair sera-t-il mis en place, avec des paiements progressifs alignés sur l’avancement du projet?
• Tests et validation : Est-ce que des vérifications approfondies des fonctionnalités, de l’UX, de la compatibilité et de la sécurité seront effectuées avant la mise en production?
• Formation et documentation : Aurez-vous accès à une formation adaptée et à une documentation complète pour permettre une gestion autonome du site une fois celui-ci en ligne?
• Support post-lancement : Un plan de maintenance sera-t-il prévu pour assurer un accompagnement continu et résoudre les éventuels problèmes après la mise en ligne du site?

Bonus : Fonctions e-commerce (si applicable)

Il existe beaucoup de plateforme externes qui répondront plus facilement à vos besoins de vente de billets, de services, d’activités ou de produits, sans avoir de panier d’achat, mais parfois c’est essentiel :

• Panier d’achat et paiement en ligne : Avez-vous besoin d’un système de panier d’achat et de paiement en ligne sécurisé avec plusieurs options (Stripe, PayPal, cartes de crédit)?
• Gestion des produits/services : Est-il nécessaire d’avoir un catalogue détaillé de produits/services avec gestion des stocks et des descriptions?
• Gestion des commandes et des livraisons : Votre projet inclut-il un système de suivi des commandes, gestion des frais de livraison et notifications automatiques pour les clients?

Conclusion

Lancer un appel d’offres pour la création d’un site web est une étape cruciale pour garantir le succès de votre projet numérique. En définissant clairement vos besoins, en établissant un processus de gestion de projet rigoureux et en anticipant les enjeux techniques, vous maximisez vos chances de trouver le partenaire idéal. Chaque étape, de la planification aux tests au support post-lancement, doit être soigneusement encadrée pour s’assurer que le site final répond à vos attentes tout en respectant votre budget.

En fin de compte, un appel d’offres bien structuré vous permettra non seulement de comparer les offres, mais aussi de sécuriser une collaboration de qualité pour un projet qui servira les objectifs de votre organisation sur le long terme.

Envoyez-nous votre appel d’offre!